Privacyverklaring

Waarom verwerkt Zone 1 persoonsgegevens?

Onze zone verwerkt jouw persoonsgegevens om de dienstverlening op een efficiënte manier te kunnen uitvoeren. Zone 1 verwerkt jouw gegevens niet voor commerciële doeleinden of om interesseprofielen aan te maken (profiling).

De GDPR bepaalt in art. 6 dat er verschillende rechtsgronden zijn op basis waarvan jouw persoonsgegevens mogen worden verwerkt. De verwerking van jouw gegevens gebeurt enkel op basis van deze rechtsgronden. De doeleinden van de hulpverleningszone zijn voornamelijk verankerd in wetgeving, bv. het blussen van brand, bijstand bij het redden van burgers in nood, preventieadvies geven voor het voorkomen van brand, verwijderen van wespennesten, … .

Als overheidsinstantie waken we erover om je gegevens uitsluitend te verwerken als we hier een geldige rechtsgrond voor hebben. In hoofdzaak verwerkt de hulpverleningszone persoonsgegevens uitsluitend in het kader van een wettelijke opdracht of in het algemeen belang. In een beperkt aantal gevallen doen we dit op basis van een contractuele verbintenis of om de vitale belangen van een natuurlijke persoon te beschermen. In alle andere gevallen zullen we jouw toestemming vragen voor het verwerken van je gegevens.

Wanneer de verwerking op jouw toestemming berust, heb je het recht om die toestemming op elk moment in te trekken. Het intrekken van je toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

Wie kan jouw gegevens “verwerken” (inkijken, aanpassen, beheren)?

Personeel van de zone

De personeelsleden van onze zone hebben toegang tot jouw gegevens, voor zover zij die nodig hebben in de uitvoering van hun taken. Niet iedereen binnen Zone 1 heeft toegang tot dezelfde informatie. De medewerkers vallen onder het wettelijke beroepsgeheim en ondertekenen een vertrouwelijkheidsverklaring. Wij doen er alles aan om onze medewerkers continu bij te scholen over het belang van privacy en gegevensbescherming.

Verwerkers

De medewerkers maken gebruik van geautomatiseerde systemen, die aangekocht zijn bij derden. Naast de IT-leveranciers heeft het bestuur ook contracten in functie van personeelsbeheer, juridische bijstand, … Deze leveranciers zijn “verwerkers” die in opdracht van het bestuur persoonsgegevens behandelen. Om de privacy te garanderen, is een verwerkersovereenkomst, overeenkomstig de bepalingen van de GDPR, met deze leveranciers afgesloten. Deze leveranciers zijn gehouden aan dezelfde rechtsgronden en beveiligingsmaatregelen als deze die van toepassing zijn op het bestuur.

Het bestuur kan samenwerken met andere overheidsinstanties. Deze partijen kunnen ook persoonsgegevens uitwisselen. Om de privacy te garanderen maken we altijd contractuele afspraken over finaliteit, proportionaliteit, vertrouwelijkheid en beveiliging van de gegevensuitwisseling.

Het bestuur kan ook jouw persoonsgegevens vrijgeven: (i) indien wij hiertoe verplicht zijn volgens de wet of een ander wettelijk proces; (ii) aan wetshandhavingsautoriteiten of andere overheidsinstanties in overeenstemming met hun wettelijke bevoegdheden; (iii) wanneer wij denken dat vrijgave noodzakelijk of passend is om lichamelijke schade te voorkomen; of (iv) in verband met een onderzoek van vermoede of effectieve frauduleuze of illegale activiteiten.

Hoe verzamelt Zone 1 jouw persoonsgegevens?

Wij kunnen rechtstreeks bij jou de gegevens opvragen (bijvoorbeeld wanneer je ons belt of wanneer je een aanvraagformulier invult) of we verkrijgen jouw gegevens via andere overheden. Het bestuur raadpleegt mogelijk bovenlokale authentieke gegevensbronnen van de overheid, zoals het rijksregister, de dienst inschrijvingen voertuigen enz.

Of het verstrekken van bepaalde gegevens verplicht is, hangt af van de dienstverlening. Wanneer een wettelijke of contractuele verplichting bestaat om gegevens te verstrekken, vermelden we dit bij de betrokken aanvraag of dienst, samen met de mogelijke gevolgen indien je de gegevens niet verstrekt (bijvoorbeeld dat een aanvraag niet kan worden behandeld).

Gegevensuitwisseling via het Omgevingsvergunningenloket. 

Als adviesverlenende instantie ontvangt Zone 1 persoonsgegevens van het Departement Omgeving van de Vlaamse overheid via het Omgevingsvergunningenloket. Het gaat om identificatiegegevens van de aanvrager van een omgevingsvergunning (naam, voornaam en een uniek persoonsidentificatienummer), die via de webservices van de Vlaamse Dienstenintegrator worden meegedeeld. Zone 1 gebruikt deze gegevens uitsluitend om een (sub)advies te formuleren in de vergunningsdossiers waarvoor de zone als adviesinstantie wordt geraadpleegd. Deze uitwisseling is geregeld in een protocol conform het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer; dit protocol wordt bekendgemaakt op de website van beide partijen. Deze gegevens worden bewaard gedurende de looptijd van de behandeling van het dossier, verlengd met een bewaartermijn van zes maanden.

Hoe lang bewaart Zone 1 jouw gegevens?

Je gegevens worden bewaard zo lang als nodig is om de dienstverlening uit te voeren. Bepaalde gegevens zullen langer bewaard worden indien de archiefwetgeving dit oplegt. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig. De concrete bewaartermijnen worden bepaald per type verwerking en zijn vastgelegd in de selectielijst / het bewaarbeleid van de zone. Na het verstrijken van deze termijnen worden de persoonsgegevens vernietigd volgens de procedure die beschreven staat in het informatieveiligheidsbeleid.

Doorgeven van gegevens

Het bestuur bewaart en verwerkt jouw gegevens in hoofdzaak binnen de Europese Unie. Het bestuur zal ook enkel IT-systemen gebruiken die binnen de Europese Unie actief zijn. Indien er geen gelijkwaardig alternatief is binnen de zone kan het bestuur gebruikmaken van toepassingen die gegevens verwerken in landen buiten de Europese Unie, voor zover deze toepassingen voldoende waarborgen geven dat ze voldoen aan de Europese verordening (bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of standaardcontractbepalingen), bij voorkeur omdat ze zich in de zogenaamd veilige landen bevinden.

Camera- en dronebeelden bij interventies

Bij bepaalde interventies maakt Zone 1 gebruik van camera’s en drones (mobiele bewakingscamera’s) om beelden te maken, bijvoorbeeld om een situatie in kaart te brengen, de inzet te coördineren en de veiligheid van burgers en hulpverleners te bewaken. De verwerking van deze beelden gebeurt overeenkomstig het camerabeleid van Zone 1 en de wet van 21 maart 2007 tot regeling van de plaatsing en het gebruik van bewakingscamera’s.

Doel. De beelden dienen uitsluitend de vooropgestelde doelen, zoals het inschatten en opvolgen van een interventie en het waarborgen van de veiligheid. Ze worden eerlijk en rechtmatig verwerkt en niet gebruikt voor andere doeleinden.

Bewaring. Beelden die niet kunnen bijdragen tot het bewijzen van een misdrijf, van schade of van overlast, of tot het identificeren van een dader, een verstoorder van de openbare orde, een getuige of een slachtoffer, worden niet langer dan één maand bewaard.

Toegang en beveiliging. Enkel daartoe gemachtigde personeelsleden kunnen de beelden bekijken. De beelden worden beveiligd bewaard en, indien ze worden uitgewisseld, enkel via een beveiligde digitale gegevensdrager of beveiligde verzending bezorgd.

Je recht om de beelden op te vragen. Als gefilmde persoon heb je recht op toegang tot beelden waarop je herkenbaar voorkomt, voor zover die beelden op het moment van je verzoek nog bewaard worden. Je richt daarvoor een gemotiveerd verzoek aan de zonecommandant. Vermeld zo nauwkeurig mogelijk de datum, het uur en de juiste plaats, zodat de beelden gericht kunnen worden teruggevonden. Het bestuur kan je identiteit verifiëren vooraleer het toegang verleent en kan de toegang beperken of weigeren wanneer wettelijke gronden dit vereisen, bijvoorbeeld ter bescherming van de rechten van derden of in het kader van een lopend onderzoek.

Hoe beveiligt het bestuur persoonsgegevens?

Het bestuur treft gepaste administratieve, technische en fysieke beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige verwijdering, onopzettelijk verlies, ongeoorloofde aanpassing, ongeoorloofde openbaarmaking of toegang, misbruik en enige andere onwettelijke vorm van verwerking van de persoonsgegevens in ons bezit. De mate van beveiliging wordt bepaald door een gegevensbeschermingseffectbeoordeling.

Jouw rechten en keuzes

Op grond van de GDPR beschik je over de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Recht op inzage. Wil je inzage in de gegevens die het bestuur over jou verwerkt, laat het dan weten. Sommige gegevens kun je zelf rechtstreeks inkijken via bijvoorbeeld het omgevingsloket. Als je je recht van inzage uitoefent zal het bestuur je een zo volledig mogelijk overzicht geven van jouw gegevens.
• Recht op verbetering. Het kan gebeuren dat bepaalde gegevens die het bestuur over jou heeft opgeslagen niet (meer) correct zijn. Je kunt altijd vragen om die gegevens te laten verbeteren of vervolledigen voor zover dit wettelijk is toegelaten.
• Recht op verwijdering. Je kunt altijd vragen om gegevens die het bestuur bijhoudt te laten verwijderen voor zover dit wettelijk is toegelaten.
• Recht op beperking van de verwerking. Je kunt vragen om de verwerking van je gegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld wanneer je de juistheid van gegevens betwist of wanneer je je tegen een verwerking hebt verzet, in afwachting van de behandeling van je verzoek.
• Recht van verzet. Ben je het niet eens met de manier waarop het bestuur bepaalde gegevens verwerkt, dan kun je je daartegen verzetten. Verzet dat wij zullen inwilligen tenzij er wettelijke of dwingende gronden zijn om dat niet te doen, wat bijvoorbeeld het geval is als wij gegevens verwerken om de openbare veiligheid te garanderen.
• Recht om je toestemming in te trekken. Wanneer een verwerking op jouw toestemming berust, kun je die toestemming op elk moment intrekken zonder dat dit de eerdere verwerking ongeldig maakt.
• Recht om niet te worden onderworpen aan automatische profilering. Het bestuur maakt geen gebruik van profilering of geautomatiseerde besluitvorming op basis van automatische verwerkingen (algoritmes).
• Recht op overdraagbaarheid. Je hebt het recht om te vragen om persoonsgegevens die je zelf aan het bestuur hebt verstrekt, aan jou of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen. De privacywetgeving voorziet wel een aantal beperkingen op dit recht, waardoor het niet van toepassing is op alle gegevens.
• Recht op toegang tot camera- en dronebeelden. Kom je herkenbaar voor op camera- of dronebeelden van een interventie, dan kun je die opvragen via een gemotiveerd verzoek aan de zonecommandant (zie sectie 7).

Behandeling van je verzoek. Het bestuur behandelt je verzoek in principe binnen één maand na ontvangst. Wanneer een verzoek complex is of het om een groot aantal verzoeken gaat, kan deze termijn met twee maanden worden verlengd; in dat geval brengen we je binnen één maand op de hoogte van deze verlenging en de reden ervoor.

Updates met betrekking tot deze privacyverklaring

Het bestuur kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie vind je altijd op de website van Zone 1. Voor elke belangrijke inhoudelijke wijziging informeert het bestuur je via de website of andere communicatiekanalen.

Hoe ons te contacteren?

Het bestuur heeft een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld en werkt daarvoor samen met de firma C-Smart. De functionaris voor gegevensbescherming bewaakt de toepassing van de wettelijke verplichtingen inzake gegevensbescherming en kun je aanspreken als je vragen hebt bij de uitoefening van de hierboven opgesomde rechten die je geniet.

C-Smart

Cipalstraat 3, 2440 Geel

E-mail: dpo@zone1.be

Indien je vragen of opmerkingen hebt over ons beleid “bescherming van persoonsgegevens”, of indien je je rechten wenst uit te oefenen of de informatie die wij over je bezitten wenst te updaten, gelieve ons te contacteren op:

Zone 1

Siemenslaan 8, 8020 Oostkamp, België

Tel.: 050/68.17.31

E-mail: secretariaat@zone1.be

Om te vermijden dat iemand anders je rechten uitoefent, kan het bestuur je identiteit verifiëren. Wees altijd zo specifiek mogelijk als je je rechten wilt uitoefenen. Dan kan het bestuur je vraag concreet en correct behandelen.

Wil je meer informatie of ga je niet akkoord met het standpunt van het bestuur? Je kan je wenden tot de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Tel.: 02 274 48 00

E-mail: contact@apd-gba.be

Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be